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工作研讨  
对企业规范合同签订的分享与思考
发布人:胡逸群       发布日期:2017-12-26       信息来源:审计部
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      近几年,公司审计部门对各企业实施了内部审计,发现了一些较普遍存在的内控管理方面的问题,现将审计中发现较多问题的合同管理案例作为典型,提出审计参考意见,与大家进行分享与思考,希望各企业以后合同签订管理过程中引起必要的重视。

      本文案例当中存在的主要问题涉及有:合同管理混乱、合同未经会签审批、执行不到位、合同条款不严密与签订不规范,等等。

      一、部分公司签订的总价在30万以上(含)的合同,未按照约定签订廉政合作协议。

      案例:某公司制定的《**公司工程合同管理办法(试行)》对廉政合同的订立规定:“第二条合同订立的管理、7.廉政合作约定:为维护公司利益、防止黑幕、保护职员,在总价30万以上(含)的合同中,应与承包单位另外签署《廉政合作协议》作合同的补充协议。”经审计发现该公司实际签订合同时,总价在30万以上(含)的合同中,未按照约定签订廉政合作协议。

      审计认为:各企业在总价30万以上(含)的合同中,与承包单位另外签署《廉政合作协议》作合同的补充协议。

      二、部分合同签订不严谨,发现存在签订的合同未盖公章、合同签订人与所盖公章不一致的现象。

      案例:根据某公司提供的相关物资采购资料,该公司与某信息工程有限公司签订《政府采购商品购销合同》,购买电脑及打印机,提供的合同上仅有供货方某信息工程有限公司盖章,该公司在合同上未盖章,法定代表人或委托代理人也未签字,难以确定该合同是否属有效合同及合同真实性。有的合同甚至无盖印对方(乙方)单位合同章(或公章),如某公司与施工单位签订的计款18.98万元的**安装工程合同。

      审计认为:公司应严格控制公章加盖程序,明确合同签订主体,分清工程实施的责任主体,做到合同订立人与公章一致;严格控制合同的会签审批程序,把握合同风险,经完整审批流程后方可对外签订;应规范相关文件的真实性与严肃性,完善相关结算审核资料。

     三、部分合同内部管理存在漏洞,合同条款不严密。

      案例:在抽查某公司合同资料时发现,合同会签单和订立的合同上未进行“编号”; 2014年至2015年合同无会签单;部分合同日期未填写;部分工程合同存在“合同没有规定开工、竣工日期”的问题;合同条款中未规定因施工方原因无法按期完工的惩罚条款;合同中无履约保证金条款;如某公司与A公司签订的某改造工程计5.7万元合同,在合同条款 “六、违约责任1、竣工期每延迟一天,乙方须支付甲方违约金     元。”上无填写乙方须支付甲方违约金多少金额。

      四、部分合同签订不规范,流程倒置,存在先实施,再后办审批流程、补签合同的情况。

      案例一:某公司提供的A改造工程施工合同,合同签订日期为2015年1月4日,根据合同审批表,公司领导审批意见单日期为2015年4月21日,合同审批日期晚于合同签订日期。此做法与上级公司制订的《公司合同管理办法》)对合同的签订程序做了如下规定:“第十二条 合同必须按照下列规定程序上报审查批准后,方能正式签订:……5、由公司总经理审批同意后,对外签署合同。”的规定相违背。又如:经抽查审计下属某公司提供的部分小型工程合同发现,实际实施过程中存在业务部门先实施,后走审批流程、补签合同的问题,合同签订日期早于合同内部会签日期的情况较多,使得合同的审批流于形式,未能对合同条款加以事先有效控制,且签订合同未承报上级主管机关批准或给予公证处公证,部分合同审批单也无法律顾问的审核意见。再如:某公司与施工单位签订委托实施某改造工程承包合同暂估价24万元,该公司合同会签单上合同日期为2014年12月19日,合同规定开工日为2014年9月25日,至10月25日竣工,合同会签日期与工程竣工日期倒置;而且合同订立无日期。

      案例二:根据某公司2015年6月20日发布的A工程的施工招标要求,本项目投标截止日期为2015年6月30日17时止,评标结果发布的时间为2011年7月6日,而实际签订的合同中施工时间为2015年6月23日至2015年8月23日,施工工期开工日早于投标截止时间,招标程序流于形式。

      审计认为:公司应加强合同流程规范管理,要求在合同签订之前必须完成内部会签流程,以避免出现流程倒置、内部控制失效的情况。

      五、工程任务联系单与结算咨询合同的会签无领导签字

      个案:某公司A楼屋面防水修补零星工程所签订的零星维修工程任务联系单和安装工程结算审核咨询合同的会签单,均无分管领导签字。

      审计认为:业主单位应予以纠正,加强公司内部相关合同签订的控制流程管理与监督。

      六、招标程序后未及时签订合同

      个案:某公司个别合同签订时间拖延过长,未在中标通知书规定期限内签订合同;如:根据该公司2015年3月6日签发的B工程中标通知书规定,中标单位收到中标通知书以后立即与建设单位签订承发包合同。而根据双方签订的施工合同记录的订立时间为2015年6月4日,开工时间为6月10日,比中标通知书签发的时间晚了近3个月;上述做法不符合《中华人民共和国招标投标法》“第四十六条招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内,按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。”的要求。

      审计认为:业主单位应严格参照招投标的相关程序,控制好招标、开标、通知中标及合同签订的时间。

      最后,我们通过强化专项审计强化对从各企业合同管理和签订的问题进行了疏理,以点带面,并经汇总分类,现将发现的问题汇编成案例供大家共享,通过案例剖析,给予各企业得到了警示,有则改之,无则加勉:目前各企业通过对照学习,严格审计整改,规范管理,进一步建立和健全企业相应的内控管理制度,强化了落实执行;明确落实责任部门和责任人,提升管理水平,堵塞管理漏洞,有效地控制财务风险,确保国有资产安全。
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